Per consultare il materiale archivistico è necessario presentare, assieme a un documento di riconoscimento, un’apposita domanda di ammissione su modulo predisposto dall’Amministrazione, indicando l’argomento della ricerca. Viene quindi rilasciata – di regola sul momento – la relativa autorizzazione, che vale per l’anno solare in corso.

I pezzi da consultare si richiedono su moduli prestampati, uno per volta; nei casi di eccezionale affluenza, o in presenza di difficoltà operative, secondo valutazione della Direzione, può essere fissato il limite di tre pezzi giornalieri per ciascuno studioso. La distribuzione termina alle ore 13.30 e il venerdì pomeriggio, solitamente, non viene effettuato prelievo di materiale.

In sala di studio sono posti a disposizione degli studiosi: il regolamento della sala di studio, l’elenco dei fondi conservati, gli inventari degli stessi e le schede della Guida Generale degli Archivi di Stato italiani che li illustrano. Molti inventari consistono ancora negli elenchi di versamento o comunque non sono redatti secondo i canoni formali prescritti. Si trovano, inoltre, in consultazione enciclopedie, dizionari, repertori e opere di bibliografia locale.

Si rilasciano fotoriproduzioni di documenti, con modalità e limiti diversi, in relazione alla tipologia dei beni e allo stato di conservazione. È inoltre possibile effettuare riprese con mezzi propri.

 

Consultabilità della documentazione

I limiti alla consultabilità dei documenti conservati negli Archivi di Stato sono stabiliti dalla legge. I testi normativi cui si fa riferimento (D. L.vo 22 gennaio 2004, n. 42, artt. 122-127; Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali 14 marzo 2001 [Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici]; Circolare del Ministero dell’Interno 27 febbraio 2001) sono a disposizione del pubblico nella sala di studio.

Poiché i fondi archivistici non sono serviti da inventari analitici che consentano di determinare immediatamente e con certezza la presenza o meno di documenti sottratti all’accesso, le richieste per la consultazione di pezzi archivistici con documenti dell’ultimo settantennio si dovranno di volta in volta sottoporre alla Direzione dell’Istituto, per i provvedimenti del caso.