Vigilanza sugli archivi statali

Ai sensi dell'art. 41 del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato versano all'archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato i documenti relativi agli affari esauriti da oltre quarant'anni, unitamente agli strumenti che ne garantiscono la consultazione. Le liste di leva e di estrazione sono versate settant'anni dopo l'anno di nascita della classe cui si riferiscono. Gli archivi notarili versano gli atti notarili ricevuti dai notai che cessarono l'esercizio professionale anteriormente all'ultimo centennio.

Il soprintendente all'archivio centrale dello Stato e i direttori degli archivi di Stato possono accettare versamenti di documenti più recenti, quando vi sia pericolo di dispersione o di danneggiamento.

Nessun versamento può essere ricevuto se non sono state effettuate le operazioni di scarto. Le spese per il versamento sono a carico delle amministrazioni versanti.

Gli archivi degli uffici statali soppressi e degli enti pubblici estinti sono versati all'archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato, a meno che non se ne renda necessario il trasferimento, in tutto o in parte, ad altri enti.

Presso gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato sono istituite commissioni, delle quali fanno parte rappresentanti del Ministero e del Ministero dell'interno, con il compito di vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito, di collaborare alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti, di proporre gli scarti di cui al comma 3, di curare i versamenti previsti al comma 1, di identificare gli atti di natura riservata. La composizione e il funzionamento delle commissioni sono disciplinati con decreto adottato dal Ministro per i beni e le attività culturali di concerto con il Ministro dell'interno, ai sensi dell'articolo 17, comma 3, della legge 23 agosto 1988, n. 400. Gli scarti sono autorizzati dal Ministero.

In provincia di Catania sono istituite 21 Commissioni di sorveglianza, all'interno delle quali, per delega del Direttore, è presente un funzionario dell'Archivio di Stato di Catania. Le Commissioni ispezionano gli archivi di deposito, vigilano sulla buona conservazione e sull'ordinamento delle carte, propongono gli scarti che devono essere approvati dal Ministero per i beni e le attività culturali, curano i versamenti all'Archivio di Stato dei documenti che trattano affari esauriti da oltre 40 anni.

Lo scarto si basa sull' apposito massimario di scarto, costituito da un elenco di documentazione che dopo un determinato periodo di conservazione può essere eliminata, perché non ha  più valore legale amministrativo e non ha rilevanza sotto il profilo storico-culturale.