Governo civile e militare di Livorno
In coincidenza con l'avvio dei lavori destinati a trasformare il villaggio in una città (1577), i Medici decisero di far soprintendere la nuova piazza commerciale e militare che andava sorgendo da un governatore in diretto rapporto con il segretario granducale per gli affari di guerra. Ma furono le norme eccezionali culminanti con la legge del 10 giugno 1593 che imposero di accentrare tuti i poteri, anche quello giudiziario, nelle mani dell'alto magistrato, come avvenne di lì a poco con la designazione al governo di Livorno del cavaliere di Malta, frate Antonio Martelli (9 marzo 1595), che dapprima fu confermato di anno in anno come per i capitani giusdicenti, poi, dopo un'assenza di sette anni, venne reinvestito dell'importante carica con lettere patenti 12 novembre 1609 in via definitiva e a beneplacito del sovrano. In base alle istruzioni impartite in tale occasione - ribadite ed ampliate nei confronti dei successori - il governatore doveva essere considerato in Livorno come la persona stessa del granduca, superiore a tutti "sì circa l'arme che circa la giustizia"; doveva garantire l'ordine pubblico ed il rispetto delle leggi speciali al fine di promuovere lo sviluppo del porto franco; aveva il dovere di proteggere i mercanti e le varie nazioni presenti in città; vigilava sui soldati del presidio e sui riservisti; assicurava la regolarità degli approvvigionamenti e le condizioni di igiene e di sanità.
Ai successori del Martelli venne affiancato, fin dal 1618, un giudice, qualificato nel 1624 come auditore allo scopo di garantire circa la corretta amministrazione della giustizia, che esercitava sempre in nome del governatore.
Da questa situazione iniziale originò l'evoluzione successiva dei poteri civili e militari e ciò parallelamente all'affermazione della piazza di Livorno nella trama dei commerci internazionali; così sempre più impegnative furono le attribuzioni nel campo militare, con giurisdizione che si estendeva a tutta la riviera di levante e , dal 1767, a quella di ponente. A capo della deputazione di sanità, fin quando ebbe vita la magistratura autonoma, fu dal 1785 presidente del dipartimento di sanità costituito come organo burocratico alle sue dipendenze.
Come primo tutore delle leggi di esenzione e di neutralità che presidiavano il porto franco, il governatore aveva il potere di sospendere gli editti se in contrasto con le norme speciali; poteva intervenire nei processi penali per turbativa dell'ordine pubblico con facoltà di avocarli e di procedere per via sommaria. Costituito alla testa di uno speciale collegio rappresentativo dei commercianti, che dal 1643 approvava la lista dei sensali - dopo una parentesi (1757-1780) durante la quale tale compito era stato avocato dallo stesso granduca - in base al motuproprio 10 giugno 1780 gli venne riconosciuta la facoltà di accordare il libro del mezzano, fatte salve le disposizioni emanate con l'editto 24 gennaio 1769. Il peso sempre più rilevante delle complesse incombenze impose di istituire un auditore consultore (motuproprio 18 novembre e dichiarazione 10 dicembre 1780), affiancato in posizione di preminenza all'auditore vicario al quale venivano riservate le competenze giudiziarie.
Dopo un periodo di transizione, regolato con decreto 27 giugno 1814, che ricostituiva il governo di Livorno con i poteri consueti, ma sul territorio della sottoprefettura napoleonica, venne ripristinato l'antico sistema con le attribuzioni e la competenza territoriale - il capitanato - che gli erano propri prima dell'avvento dell'amministrazione francese (decreto 9 aprile 1816). Nei confronti dell'isola d'Elba si configurò una posizione di supremazia che il governatore di Livorno manteneva nella sua veste di comandante supremo del litorale e di presidente del dipartimento di sanità. Ciò venne ribadito con legge compartimentale 9 marzo 1848, che peraltro escluse il vicariato di Rosignano dal territorio livornese.
L'archivio riflette solo in parte l'arco di tempo lungo il quale si esplicò l'attività civile e militare del governatore, e ciò per due motivi: da un lato l'incerta organizzazione ed articolazione della segreteria di governo nei confronti della cancelleria giudiziaria fece sì che gli atti della prima non furono probabilmente mai ordinati in un fondo a sé stante fin verso la fine del Seicento; dall'altro è possibile constatare che un primo archivio formatosi tra la fine del Seicento e la fine del Settecento - di cui si ha sicura memoria - è andato perduto. Pertanto la documentazione per serie organiche ha inizio solo dal 1764. Alcune serie comprendono affari che si concludono dopo il 1814: con la Restaurazione, infatti, ripristinato il vecchio governo di Livorno, si stabilì una continuità fra i due archivi.
SERIE
Affari generali e carteggio della Segreteria civile e militare, 1765 - 1860
La serie ha inizio con il 1765 e termina con la fine del 1860, quando al governatore della città e porto successe il prefetto del regno d'Italia. Il numero antico della prima filza è il 165, e ciò indica che il carteggio precedente è andato disperso. I primi dieci pezzi appartengono alla segreteria civile e militare del governo; dalla filza undici hanno inizio i soli affari della segreteria civile; si ignora la sorte avuta dalla serie parallela del carteggio della segreteria militare. Nella documentazione si rilevano le seguenti lacune: dal 25 marzo al 17 luglio 1799, epoca della prima occupazione francese; gli atti di tale periodo facevano parte di quelli distrutti nel 1800 dal governatore di Portoferraio; dal 23 marzo 1808 al 2 maggio 1814, periodo in cui la Toscana venne annessa all'impero francese ed in Livorno ebbe sede la prefettura del Mediterraneo.
La documentazione è ordinata cronologicamente dal 1765 al 1839; dal 1840 al 1860 il carteggio è suddiviso per tipologia di affari, secondo l'indicazione degli indici e dei protocolli. Alcune filze contengono affari particolari: quelli relativi alle scuole pubbliche, ai rapporti politici, commerciali e di navigazione dei consoli toscani all'estero; quelli inerenti la marina mercantile toscana e il rilascio di passaporti per l'estero. Dal 1817 è preminente il carteggio con i vari ministeri del granducato.
Affari e carteggio delle comunità e dei luoghi pii. Affari dell'isola d'Elba, 1792 - 1860
Di questa serie fa parte la documentazione relativa al patrimonio ecclesiastico dal 1792 al 1854, alla comunità e luoghi pii di Livorno dal 1844 al 1860, agli ospedali dal 1840 al 1849, al Monte Pio dal 1840 al 1848, agli affari amministrativi delle comunità elbane dal 1818 al 1860.
Carteggio ed affari diversi svolti con magistrature toscane, con i rappresentanti toscani all'estero e con gli uffici dipendenti dal governo di Livorno, 1801 - 1839
Si tratta di una serie miscellanea composta da quanto rimane di antiche serie largamente distrutte o disperse.
Affari governativi staccati, 1749 - 1847
E' ciò che rimane di una corposa serie documentaria andata ampiamente distrutta. Gli affari riguardano la comunità di Livorno, il palazzo del governo, la pescheria nuova, la "Madonna del bagno", il consolato del mare di Pisa, la camera di commercio, la banca di sconto, i provvedimenti relativi all'epidemia di colera del 1835 ed al terremoto del 1846.
Affari riservati e di sicurezza, 1835 - 1865
Questa serie comprende anche sporadica documentazione anteriore al 1835. Può essere completata, per il periodo precedente l'occupazione francese, con le carte dell'archivio del Capitano, poi governatore, poi auditore vicario; per gli anni 1818 - 1848 con il fondo Commissariati di polizia, per quelli dal 1848 al 1860 con il fondo Delegazioni di governo.
Suppliche ed informazioni, 1757 - 1831
Sono le suppliche rivolte al granduca e per le quali il governatore assumeva e trasmetteva le informazioni, e le suppliche di competenza del governo locale.
Affari elettorali, 1848 - 1849
Si tratta di due filze che rappresentano ciò che resta di una serie ben più vasta; si può completare facendo riferimento alla serie degli affari elettorali del fondo Comune preunitario.
Notizie, relazioni, commenti vari sulle magistrature livornesi, secc. XV - XVIII
Cinque miscellanee di affari diversi, composte alla fine del sec. XVIII. Di notevole interesse perché, oltre a fornire notizie preziose sugli uffici e magistrature cittadine, sul patrimonio ecclesiastico, il commercio marittimo, comprendono appunti ed aggiunte sulle modifiche e variazioni avvenute nel corso dei prime tre decenni del secolo successivo.
Copialettere e minutari della segreteria civile di governo, 1764 - 1839
Non c'è traccia dei copialettere precedenti il 1764. Dal 1840 le minute sono allegate agli affari presenti nella prima serie; fino al 1770 sono conservate anche copie di lettere della segreteria militare, i cui copialettere successivi sono andati perduti.
Auditore di governo, 1814 - 1844
Si tratta degli atti (carteggio, affari, minute e rapporti) prodotti dall'auditore di governo. La documentazione può essere integrata con le serie Affari generali e carteggio della segreteria e Affari riservati e di sicurezza.
Affari finanziari dei consolati, 1831 - 1858
Poche filze relative alle spese sostenute dai consoli toscani all'estero e relativi rimborsi.
Stati di previsione, rendiconti, recapiti, revisioni delle comunità, 1818 - 1859
Documentazione contabile delle comunità di Livorno, Portoferraio, Rio, Longone, Marciana, rimessa al governatore di Livorno per l'approvazione e la revisione. Non fanno parte di questa serie i bilanci di Rosignano, la cui comunità, benché compresa nel governatorato di Livorno, dipendeva amministrativamente da Pisa.
Stati di previsione, rendiconti, recapiti e revisioni di ospedali, Monte Pio e Pia casa di Livorno, 1819 - 1859
Serie analoga alla precedente, contiene la documentazione contabile degli spedali di S. Antonio e della Misericordia, dell'Ospizio dei gettatelli di Portoferraio, del Monte Pio e della Pia casa di lavoro di Livorno.
Stati di previsione, rendiconti, recapiti e revisioni del patrimonio ecclesiastico, 1815 - 1863
Analoga alle due serie precedenti, contiene i documenti contabili del Patrimonio dei resti ecclesiastici, la cui amministrazione era stata affidata alla Comunità, della Chiesa armena, della Chiesa greca di rito unito, dell'Istituto S. Maria Maddalena, della Chiesa di S. Maria del soccorso, direttamente dipendenti dal governo di Livorno ed infine dei Luoghi pii dell'isola d'Elba.
Deputazione di governo, 1791 - 1848
E' un unico registro che raccoglie i verbali delle adunanze delle deputazioni e dei consigli presieduti dal governatore, prima dell'istituzione di un regolare consiglio di governo, al quale seguì poi il consiglio di prefettura.
Protocolli, repertori, indici degli affari, 1765 - 1862
I primi trentuno registri comprendono repertori alfabetici annuali degli affari contenuti nella prima serie: in parte è riportata soltanto la data dei vari documenti costituenti l'affare, in parte anche l'antica collocazione. I registri successivi sono protocolli di corrispondenza con relativi indici.
Marina mercantile toscana, 1753 - 1803
La serie comprende documentazione relativa a negozi e ruoli di bastimenti toscani, informazioni di bandiere toscane, libro di armamenti di Livorno.