Archivio di Stato di Massa: la carta della qualità dei servizi 2008

La carta della qualità dei servizi 2008

Informazioni generali

Archivio di Stato di Massa

Ufficio periferico del Ministero per i Beni e le Attività Culturali

Indirizzi, orari ed informazioni:
Sede: Via Giovanni Sforza 3 - 54100 Massa (MS)
Tel.: 0585-41684
Fax: 0585-45190
e-mail: as-ms@beniculturali.it
Sito web: http://www.archivi.beniculturali.it/ASMS
Direttore: dr.ssa Olga Raffo
Orario di apertura al pubblico: lunedì e venerdì: 8.00-14.00; mercoledì: 8.00-14.30; martedì e giovedì: 8.00-17.30

La sede dell’Archivio di Stato di Massa è raggiungibile:
1. in automobile, dall’uscita autostradale Massa centro, direzione Viareggio. Al primo incrocio svoltare a sinistra verso via degli Oliveti. Superare lo stadio. All’incrocio svoltare a destra. Al successivo incrocio girare a sinistra in via Benedetto Croce. Al primo semaforo svoltare a destra in via Puccini. Alla prima strada svoltare a sinistra. Il parcheggio è poco più avanti a destra;
2. dalla stazione ferroviaria a piedi o con l’autobus ATN n. 60 in direzione Piazza Liberazione. Scendere davanti alla fontana e poi proseguire per 100 metri.

Sede Sussidiaria: Sezione di Archivio di Stato di Pontremoli

Indirizzi, orari ed informazioni:
Sede: Via Nazionale, ex Convento SS. Annunziata, 54027 Pontremoli (MS)
Tel.: 0187-831559
Fax: 0187-831559
Sito web: http://www.archivi.beniculturali.it/ASMS/pontremoli.html
Direttore: dr.ssa Olga Raffo
Orario di apertura al pubblico: lunedì, mercoledì e venì: 8.30-13.30; martedì e giovedì: 8.30-13.30 / 14.30-17.30
La Sezione di Archivio di Stato di Pontremoli è raggiungibile:
1. da Massa: immettersi sulla A12; continuare su Autostrada della Cisa (A15), arrivare allo svincolo di Pontremoli e prendere la SP 31, proseguire e immettersi sulla SS 62.
È possibile raggiungere la sede anche con la SS 62;
2. in treno: scendere alla stazione di Pontremoli. La Sezione, che dista circa 2 Km, non è servita da mezzi pubblici.

Che cos’è la carta della qualità dei servizi

   La Carta della qualità dei servizi risponde all’esigenza di fissare principi e regole nel rapporto tra le amministrazioni che erogano servizi e i cittadini che ne usufruiscono. Essa costituisce un vero e proprio "patto" con gli utenti, uno strumento di comunicazione e di informazione che permette loro di conoscere i servizi offerti, le modalità e gli standard promessi, di verificare che gli impegni assunti siano rispettati, di esprimere le proprie valutazioni anche attraverso forme di reclamo.
   L’adozione della Carta dei servizi negli istituti del Ministero per i beni e le attività culturali si inserisce in una serie di iniziative volte a promuovere una più ampia valorizzazione del patrimonio culturale in essi conservato e ad adeguare, per quanto possibile, in armonia con le esigenze della tutela e della ricerca, l’organizzazione delle attività alle aspettative degli utenti.
   La Carta sarà aggiornata periodicamente per consolidare i livelli di qualità raggiunti e registrare i cambiamenti positivi intervenuti attraverso la realizzazione di progetti di miglioramento, che possono scaturire anche dal monitoraggio periodico dell’opinione degli utenti.

Principi fondamentali di riferimento per l'erogazione dei servizi agli utenti

Nello svolgimento della propria attività istituzionale l’Archivio di Stato di Massa si ispira ai "principi fondamentali" contenuti nella Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri del 27 gennaio 1994.

Uguaglianza e imparzialità

I servizi sono resi sulla base del principio dell’uguaglianza, garantendo un uguale trattamento a tutti i cittadini, senza distinzione di nazionalità, sesso, lingua, religione, opinione politica. Questo Archivio si adopererà per rimuovere eventuali inefficienze e promuovere iniziative volte a facilitare l’accesso e la fruizione ai cittadini stranieri, alle persone con disabilità motoria, sensoriale, cognitiva e agli individui svantaggiati dal punto di vista sociale e culturale.
Gli strumenti e le attività di informazione, comunicazione, documentazione, assistenza scientifica alla ricerca, educazione e didattica sono comunque improntati a criteri di obiettività, giustizia e imparzialità.

Continuità

L’Archivio garantisce continuità e regolarità nell’erogazione dei servizi. In caso di difficoltà e impedimenti si impegna ad avvisare preventivamente gli utenti e ad adottare tutti i provvedimenti necessari per ridurre al minimo i disagi.

Partecipazione

L’Istituto promuove l’informazione sulle attività svolte e, nell’operare le scelte di gestione, tiene conto delle esigenze manifestate e dei suggerimenti formulati dagli utenti, in forma singola o associata.

Efficienza ed efficacia

Il direttore e lo staff dell’Archivio perseguono l’obiettivo del continuo miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia del servizio, adottando le soluzioni tecnologiche, organizzative e procedurali più funzionali allo scopo.

Archivio di Stato di Massa

Storia istituzionale

L’Archivio di Stato di Massa è organo periferico del Ministero per i Beni e le Attività Culturali. La sua istituzione è avvenuta con regio decreto del 13 febbraio 1887 e aperto al pubblico il 28 marzo seguente. Fu il risultato di lunghe e complesse trattative che ebbero inizio nella seconda metà del XIX secolo, tra il Ministro dell'Interno e la Deputazione Provinciale di Massa (attuale Amministrazione Provinciale). In seguito alla legge del 22 dicembre 1939 è divenuto Sezione di Archivio di Stato per poi essere nuovamente denominato Archivio di Stato con il DPR del 30 settembre 1963, n. 1409.
La prima sede dell’Archivio di Stato di Massa era ubicata in cinque sale al piano nobile del Palazzo Ducale. Nel 1943 fu inaugurato il nuovo stabile dove attualmente ha sede.

Sezione di Archivio di Stato di Pontremoli

Storia istituzionale

   Nel 1949 la Giunta Comunale di Pontremoli, con delibera del 09.12.1949, dichiarò la volontà di istituire una Sottosezione d'Archivio di Stato ai sensi dell'art. 11 della Circolare n. 2006; in realtà sin dal 1941 ne era già stata chiesta l'istituzione con delibera commissariale.
   La Sottosezione d'Archivio di Stato di Pontremoli fu poi istituita con decreto del 12.04.1954 dal Ministero dell'Interno. Con la legge del 17.12.1962 n. 1863, che disponeva l'ordinamento degli Archivi di Stato e del personale preposto, si avviò l'abolizione delle Sottosezioni d'Archivio di Stato trasformandole in Sezioni.
   La Sezione di Pontremoli, rimase presso i locali dell'Archivio comunale che l'Amministrazione aveva messo a disposizione, fino al trasferimento, avvenuto nel 1978, nell'attuale sede dell'ex Convento Agostiniano della SS. Annunziata (sec. XV).

Missioni e compiti istituzionali, patrimonio e obiettivi specifici

Missioni e compiti istituzionali

L'Archivio di Stato di Massa provvede alla conservazione, tutela, ricerca e valorizzazione del patrimonio documentario, alla gestione dei servizi al pubblico, all'attività didattica e di formazione, con competenza sul territorio della provincia. La tradizionale funzione di conservazione va sempre più ampliandosi in direzione della fruizione e valorizzazione dei beni archivistici e della diffusione della conoscenza storica.

Patrimonio documentario

   L’Archivio di Stato di Massa conserva attualmente circa 42.000 unità archivistiche, oltre a 973 pergamene e a 2.886 mappe. Nucleo del patrimonio documentario è l'Archivio Ducale, o Segreto, che comprende il Diplomatico, gli Statuti, l’Archivio Malaspina di Fosdinovo, l’Archivio Cybo Malaspina, l’Appendice dell’Archivio Cybo e l’Archivio Camerale. A questi si sono aggiunti, nel tempo, gli archivi governativi del periodo napoleonico e della Restaurazione, gli archivi giudiziari, notarili, degli uffici periferici dello Stato unitario, dei comuni, di enti morali e privati.
   La Sezione di Archivio di Stato di Pontremoli conserva attualmente circa 13.500 unità archivistiche, 369 pergamene e 1.470 mappe. Il nucleo è l’archivio dell’antico comune e del commissario, poi vicario, di Pontremoli. A questo si sono aggiunti vari archivi del periodo napoleonico, della Restaurazione e dello Stato unitario.
   Per l'elenco dettagliato dei fondi occorre consultare la Guida degli archivi presso la sala di studio o il sito dell'Archivio di Stato di Massa presso il portale del Sistema Informativo degli Archivi di Stato (SIAS) alla voce http://www.archivi-sias.it/consulta_inventari_albero.asp?InventariRootNode=160000&OnLine=0.

Obiettivi specifici

Incrementare la fruibilità dei documenti e facilitare l'accesso a un sempre maggior numero di utenti anche attraverso l'uso di strumenti informatici. Intensificare i rapporti e la collaborazione con enti, istituzioni e associazioni e rappresentare un efficace punto di riferimento storico-culturale per la città e i cittadini.
Valorizzare il patrimonio documentario conservato, ai fini della crescita culturale della provincia, con mostre, conferenze, seminari, pubblicazioni e partecipazione ad eventi culturali. Promuovere la collaborazione con istituti scolastici e con Università attraverso progetti, convenzioni, tirocini e laboratori.

Servizi resi al pubblico

Sala di Studio con annesso servizio Biblioteca

   I documenti archivistici possono essere consultati liberamente, per motivi di studio o giuridico-amministrativi, da qualsiasi cittadino italiano o straniero, nel rispetto delle norme vigenti in materia di protezione dei dati personali.
   Fanno eccezione, per legge, alcune categorie di documenti, per le quali è necessaria una speciale autorizzazione da parte del Ministero dell’Interno.
   Il servizio di Biblioteca è interno ed è sussidiario alla ricerca documentaria ed è fornito il servizio di ricerca bibliografica. Non si effettua il prestito esterno. Tempo di attesa medio dalla richiesta: 5 minuti. I regolamenti sono disponibili presso la stessa sala.

Servizi di fotoriproduzione

Gli utenti possono richiedere fotocopie dei documenti archivistici come da regolamento. L’autorizzazione alla riproduzione è subordinata allo stato di conservazione dell’unità archivistica. È attivo anche un servizio di scansione per i documenti anteriori al XIX secolo.
Durante l’orario di apertura della sala di studio è possibile richiedere il rilascio di copie autentiche dei documenti per motivi giuridico-amministrativi.

Ricerche per corrispondenza

È possibile richiedere notizie sulla documentazione conservata.

Ricerche per uso Amministrativo

Vengono forniti supporto e consulenza alla ricerca ai fini della visura e/o del rilascio di documenti per esigenze di carattere amministrativo e legale.

Rilascio copie autentiche di documenti per uso amministrativo e attestati

Durante l'orario di apertura della sala di studio, è possibile presentare la richiesta: la consegna è immediata.

Sezione didattica

È possibile effettuare su prenotazione visite guidate per studenti, gruppi ed associazioni.
L’Archivio di Stato collabora con l’Università per tirocini universitari e post universitari.

Servizio informatico

Il servizio informatico cura gli aspetti tecnologici di aggiornamento delle pagine web e della progressiva informatizzazione di inventari e fondi archivistici.

Attività promozionali

L’Archivio di Stato e la Sezione di Archivio di Stato di Pontremoli realizzano in proprio o in collaborazione con altri Enti mostre, conferenze, seminari e pubblicazioni per valorizzare il patrimonio documentario conservato.

Servizio di prima accoglienza

All’ingresso esiste un servizio di prima accoglienza con personale preposto alla vigilanza e ai servizi ausiliari, incaricato di accompagnare gli utenti in sala di studio e di metterli in contatto con gli addetti alla sala di studio. È presente segnaletica interna ai sensi della L. 626/94.

Impegni e standard di qualità

Accesso

Regolarità del servizio
   Orario di apertura dell'Archivio di Stato di Massa: dal lunedì al venerdì con orario 8.00-17.30; sabato chiuso.
   Orario di apertura della sala di studio: lunedì e venerdì: 8.00/14.00; mercoledì: 8.00/14,30; martedì e giovedì: 8.00/17.30; sabato chiuso e il 4 ottobre festa del Patrono.
   Nel mese di agosto, per due settimane, la sala di studio può essere chiusa al pubblico. Le date sono rese note quindici giorni prima tramite giornale, sito internet e attraverso affissione in Istituto.
Sezione di Archivio di Stato di Pontremoli:
   Orario di apertura dell'istituto: lunedì, mercoledì e venerdì: 7.30/14.00; martedì e giovedì: 7.30-13.30/14.30-17.30; sabato chiuso.
   Orario di apertura della sala di studio: lunedì, mercoledì e venerdì: 8.30/13.30; martedì e giovedì: 8.30-13.30/14.30-17.30; sabato chiuso e il 31 gennaio festa del Patrono.
   Nel mese di agosto, per due settimane, la sala di studio può essere chiusa al pubblico. Le date sono rese note quindici giorni prima tramite stampa, sito internet e attraverso affissione in Istituto.

Accoglienza

All'ingresso esiste un punto di prima accoglienza ed informazione circa la localizzazione e l'espletamento dei servizi. Personale addetto accompagna gli utenti in sala di studio o negli uffici competenti. Distribuisce anche, a richiesta, la carta dei servizi, il modello di reclamo e il questionario di soddisfazione.
L’abbattimento della barriere architettoniche garantisce, agli utenti con ridotta capacità motoria, l’accesso.

Fruizione

Ampiezza sala di studio
Archivio di Stato di Massa: Capacità ricettiva: numero dei posti: 16, e numero di prese elettriche per PC portatili: 2.
Sede Sussidiaria: Capacità ricettiva: numero dei posti: 10, e numero di prese elettriche per PC portatili: 1.
Unità archivistiche fornite per motivi di studio: possono richiedersi, entro le 12.00 nei giorni brevi o entro le 17.00 nei giorni con apertura prolungata, fino a sei unità al giorno nei giorni brevi e fino a otto unità nei giorni con apertura prolungata. I pezzi si devono consultare uno per volta. Attesa per la consegna dei pezzi: max 15 minuti.
Tutti i fondi sono consultabili tranne quelli esclusi a causa del cattivo stato di conservazione; di questi è data segnalazione tramite avviso in sala di studio.

Efficacia della mediazione

   Assistenza di personale qualificato alla ricerca: durante tutto l'orario di apertura.
   Disponibilità di strumenti e sussidi alla ricerca e al godimento dei beni.
   Fondi/serie e singoli documenti archivistici sono dotati di strumenti analitici (inventari anche a stampa), il 3% rispetto ai fondi conservati, o di strumenti non analitici (inventari sommari, elenchi di consistenza ecc.), il 97% rispetto ai fondi conservati, elaborati dall'Istituto. Altro mezzo di corredo è la Guida generale degli Archivi di Stato (alla voce Archivio di Stato di Massa). Tutti gli strumenti di corredo sono disponibili in sala di studio. Per una descrizione aggiornata dei fondi archivistici si può consultare, oltre al sito dell'Archivio di Stato, il sito del SIAS ("Sistema Informativo degli Archivi di Stato") cliccando alla voce Consulta il catalogo degli strumenti di ricerca e, di seguito, selezionando la voce Archivio di Stato di Massa. Per il catalogo on-line della biblioteca visitare il sito della Rete Provinciale delle Biblioteche della Provincia di Massa-Carrara.

Riproduzione

Regolarità e continuità del servizio
   Le richieste di riproduzione, secondo le norme, possono essere effettuate durante le ore di apertura della sala di studio, previa autorizzazione del responsabile. La consegna avverrà in giornata sino a 15 unità ed entro 15 gg. per quantitativi superiori. È possibile fotografare i documenti con apparecchiature proprie, anche digitali, dietro autorizzazione.
   La riproduzione del materiale bibliografica è consentita nel rispetto della normativa di tutela del Diritto d'autore.
   Il costo delle fotoriproduzioni è di Euro 0,08 per il formato A4, Euro 0,15 per il formato A3. Per la riproduzione tramite scanner il costo è di Euro 0,31 per il formato A4 e di Euro 0,41 per il formato A3. Per le immagini digitali (solo in bianco e nero) il costo è di Euro 1 ciascuna e Euro 2 se a colori. Il pagamento deve essere effettuato all'accettazione della richiesta. Le tariffe degli altri servizi a pagamento sono disponibili in sala di studio.

Ricerche per corrispondenza

Ampiezza
È assicurata informazione qualificata anche per corrispondenza. Tempi di risposta: 30 giorni. Sarà indicato il nome e il recapito e-mail del referente.

Tutela e partecipazione

Reclami, proposte e suggerimenti

Se gli utenti riscontrano il mancato rispetto degli impegni presi con la presente carta, possono avanzare reclami avvalendosi dei moduli disponibili nel punto di prima accoglienza all'ingresso e in sala di studio. Reclami, osservazioni e proposte possono essere formulati, consegnati al responsabile della sala di studio, all'ufficio segreteria o depositati nell'apposita urna all'ingresso, e saranno oggetto di attenta analisi periodica; possono anche essere inviati via e-mail o per posta ordinaria all'indirizzo indicato nel frontespizio. L'Istituto si impegna ad effettuare un monitoraggio continuo dei reclami e a rispondere entro 30 gg. e ad istituire forme di ristoro con l’omaggio di opuscoli e pubblicazioni unitamente agli estratti della Guida Generale degli Archivi di Stato.

Comunicazione

Diffusione, revisione ed aggiornamento

La carta dei servizi sarà diffusa all'ingresso e sul sito internet, ed è soggetta a revisione periodica ogni 2 anni.
Ultimo aggiornamento: N/D.

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