Servizi - Accesso
Gli archivi storici degli enti pubblici sono liberamente consultabili. Si consiglia comunque agli studiosi di rivolgersi alla Soprintendenza Archivistica compilando un modulo al fine di ottenere una specifica autorizzazione.
Per accedere agli archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante l'utente deve necessariamente compilare una domanda indirizzata alla Soprintendenza Archivistica, utilizzando un modulo in cui fornisce i propri dati anagrafici, gli estremi di un documento di identità valido, indica l'archivio che intende consultare, il motivo della consultazione ed il periodo storico cui è interessato. I dati personali sono utilizzati solo all'interno dell'Ufficio e sono gestiti nel rispetto della normativa sulla riservatezza dei dati personali (Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196, ossia Codice in materia di protezione dei dati personali).
Nel caso di studenti universitari la richiesta di consultazione deve essere corredata da una lettera di presentazione, redatta su carta intestata dell’Università o Dipartimento dal professore con il quale essi svolgono l'esame o la tesi di laurea; in caso di ricerche per pubblicazioni è richiesta la lettera di presentazione del coordinatore della ricerca o dell'editore che pubblicherà il volume.
Una volta verificato che non vi siano condizioni ostative alla consultazione l'Ufficio predispone l'autorizzazione alla stessa trasmettendola al proprietario dell'archivio; la copia dell'autorizzazione, a scelta del richiedente, può essere spedita o ritirata a mano.
Per quanto riguarda la consultazione degli archivi dipendenti dall'autorità ecclesiastica o da altre confessioni religiose, l'autorizzazione deve essere richiesta ai rispettivi responsabili (per le diocesi all'apposito Ufficio Beni Culturali), mentre per informazioni ed orientamenti su questo tipo di fonti può essere contattato il funzionario della Soprintendenza responsabile del settore. La Soprintendenza interviene solo in caso di difficoltà alla consultazione.
Esclusione dalla consultazione degli archivi
L'accesso alla consultazione degli archivi vigilati è negato alle persone che compaiono nell'elenco degli esclusi dalle Biblioteche statali e dagli Archivi di stato (periodicamente inviato dalla Amministrazione Centrale agli Uffici periferici) a motivo di procedimenti in corso per sospetta sottrazione o danneggiamento del patrimonio documentario.
Sospensione temporanea della consultazione
La consultazione degli archivi pubblici e/o privati può essere temporaneamente sospesa in alcuni casi:
- per operazioni di ordinamento, inventariazione o trasferimento;
- per ristrutturazione dei locali utilizzati come depositi d'archivio;
- per operazioni di salvataggio o restauro di documenti o di interi archivi;
- per fondati motivi personali dei proprietari (solo per gli archivi di privati).
Richiesta di consultazione di documenti "riservati"
Sono considerati "riservati" dalla normativa vigente i documenti relativi alla politica estera e interna dello Stato e i documenti contenenti i cosiddetti "dati sensibili", vale a dire quelli riguardanti la razza, le convinzioni politiche, filosofiche e religiose, l'appartenenza a partiti ed associazioni sindacali, lo stato di salute, la vita sessuale ed i rapporti riservati di tipo familiare. La consultabilità di detti documenti non è permessa per:
- gli ultimi 50 anni per quelli relativi alla politica estera e interna dello Stato;
- gli ultimi 40 anni per quelli relativi alla razza, alle convinzioni politiche, filosofiche e religiose, all'appartenenza a partiti ed associazioni sindacali;
- gli ultimi 70 anni per quelli relativi allo stato di salute, alla vita sessuale ed ai rapporti riservati di tipo familiare.
Per documentati motivi di studio e di ricerca possono essere
concesse autorizzazioni speciali, da parte del Ministero
dell'Interno, alla consultazione delle tipologie archivistiche
sopra descritte. Per ottenere la prescritta autorizzazione lo
studioso deve compilare il modulo di richiesta di
consultazione presso la Soprintendenza Archivistica, modulo che, munito del
parere del Soprintendente, va presentato alla Prefettura competente per territorio.
Gli studiosi che accedono agli archivi devono inoltre attenersi alle norme previste dal
Codice
di deontologia e di buona condotta per il trattamento di dati personali
per scopi storici. Per gli enti e per i privati proprietari
di archivi è stato predisposto un
modello di dichiarazione da far
sottoscrivere agli studiosi, i quali si impegnano in tal modo al rispetto
della normativa vigente in materia di documenti di carattere riservato.
Il rispetto del diritto d'autore
In caso di pubblicazione, parziale o integrale, e di riproduzione di carteggi di personalità contemporanee, consultati dietro concessione di nulla osta da parte della Soprintendenza Archivistica, lo studioso è direttamente responsabile dell'eventuale mancato rispetto del diritto d'autore (legge 22/04/1941, n. 633 e successive modificazioni, in particolare la Legge 18 agosto 2000, n. 248 ed il Decreto Legislativo 9 aprile 2003, n. 68).
