La consultazione

: Documento ezzeliniano (1243) tratto dal fondo Crespignaga-Alvarotti, perg. 26

La consultazione dei documenti conservati nella Sezione d'Archivio è gratuita e libera, fatti salvi i casi di riservatezza disciplinati dal Codice dei beni culturali (capo III, artt. 122 – 127),
che riprende in materia e coordina le precedenti disposizioni emanate per la tutela della "privacy". Essi riguardano:

i documenti dichiarati di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato, che diventano consultabili cinquant'anni dopo la loro data;
i documenti che contengono dati sensibili e dati relativi a provvedimenti di natura penale, che diventano consultabili dopo quarant' anni dalla loro data;
documenti che contengono dati idonei a rilevare lo stato di salute, la vita sessuale e rapporti riservati di tipo familiare, per i quali la libera consultazione è possibile soltanto dopo settant'anni.

In istituto è possibile, tuttavia, istruire procedimenti di autorizzazione alla consultabilità di documenti di carattere riservato anche prima della scadenza dei termini indicati:

da parte di persone che ne hanno interesse diretto; in tal caso i documenti restano assoggettati alla disciplina sull'accesso ai documenti amministrativi e all'autorizzazione provvede l'amministrazione che deteneva il documento prima del versamento in Sezione (art.122, comma 2 del Codice);
da parte di altra persona che sia motivata da ragioni di studio storico ed in tal caso il provvedimento d'autorizzazione è rimesso all'autorità del Ministero dell'interno, che agisce previo parere del direttore dell'Archivio di Stato e udita la commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti riservati, istituita presso il suo Ministero, e – se positivo – sarà rilasciato con precise condizioni limitative (art.123 del Codice, commi 1 e 2).

Alle medesime condizioni limitative della consultabilità sono assoggettati anche gli archivi e i documenti di proprietà privata depositati in Sezione o ad essa donati, venduti o lasciati in eredità o legato. Su di essi, per volontà di colui che deposita o cede, la condizione della non consultabilità può essere estesa a tutti od a parte dei documenti dell'ultimo settantennio. Essa non opera nei confronti del depositante medesimo o cedente e degli aventi causa, quando si tratti di atti concernenti oggetti patrimoniali, cui detti soggetti siano interessati per titolo d'acquisto (art. 122 del Codice, comma 3).
Indicazioni riguardo ai documenti sottoposti a regime di riservatezza sono date in sala di studio dal personale addetto, ma sono rinvenibili pure negli strumenti descrittivi e di guida alla consultazione.
L'istituto fornirà a chi ne è interessato istruzioni per aprire il procedimento d'autorizzazione. La domanda dello studioso o di chi ne ha interesse è formulata in carta semplice. Non vi è una modulistica di riferimento. Verrà inoltrata dall'Archivio medesimo, che l'accompagnerà con il parere della direzione.