Direzione generale per gli archivi

Gruppi di studio I La selezione dei documenti negli archivi delle banche

Nei primi anni Duemila ha preso forma una stretta collaborazione tra, da una parte, la Direzione generale per gli archivi e la Soprintendenza archivistica per il Lazio, e dall’altra, l’ABI e la Banca d’Italia.
Dopo le trasformazioni in società per azioni degli istituti di credito di proprietà pubblica e delle Casse di risparmio, si avviò il periodo delle grandi concentrazioni bancarie, in cui mutava profondamente l’assetto proprietario e, contemporaneamente, l’attività bancaria si modificava in conseguenza delle innovazioni tecnologiche e per l’offerta di nuovi servizi alla clientela, come quelli assicurativi. Fu in quel momento che le maggiori aziende bancarie hanno manifestato l’esigenza di avere indicazioni specifiche ed affidabili sulla selezione finalizzata alla conservazione e allo scarto dei documenti.

Fu dunque creato un gruppo di studio composto da Bruna Angeloni, per la Direzione generale per gli Archivi, Maria Emanuela Marinelli, per la Soprintendenza archivistica per il Lazio, Guido Palamenghi Crispi per l’ABI, Sergio Cardarelli per la Banca d’Italia, cui hanno aderito i maggiori istituti di credito attivi in quegli anni: San Paolo IMI, UniCredit, Banca nazionale del Lavoro, Monte dei Paschi di Siena, Banca CR di Firenze. Il gruppo di studio aveva come obiettivo l’elaborazione di uno strumento di facile utilizzo, che suggerisse corretti criteri di selezione per la documentazione giacente negli archivi correnti e di deposito, contribuendo così alla salvaguardia degli archivi storici, e permettendo risparmio di risorse economiche e riduzione degli spazi destinati all’archiviazione.
Dopo alcuni mesi di intenso e condiviso lavoro, con la preziosa collaborazione di tutti i partecipanti, il gruppo di lavoro, coordinato da Maria Emanuela Marinelli, cui si deve anche l’introduzione all’opuscolo, ha messo a punto le Linee guida per la selezione dei documenti negli archivi delle banche, pubblicate nel 2004 dall’Associazione Bancaria Italiana (Bancaria editrice), il cui principale intento è quello di facilitare le operazioni di scarto.

Le Linee guida non si configurano, per ovvii motivi, come uno strumento personalizzato per ogni tipologia di azienda di credito; nella loro elaborazione ci si è mantenuti ad un livello di analisi abbastanza generale, che comprendesse il maggior numero di tipologie documentarie, soprattutto quelle create dalle Direzioni centrali dove più frequentemente si pone in essere quella documentazione destinata alla conservazione illimitata.
Sono state quindi identificate le macrofunzioni, cioè le funzioni qualificanti dell’attività aziendale e bancaria, descrivendone i processi operativi da cui scaturiscono le diverse serie documentali, e sono state evidenziate le aree omogenee indispensabili per il funzionamento dell’attività.
Nel prospetto contenente l’elenco delle serie documentali si sono utilizzate due voci: senza limiti di tempo (SLT) per indicare la documentazione da conservare a tempo illimitato e da destinare all’archivio storico, e scarto periodico, per individuare quelle serie che si ritiene possano essere avviate periodicamente al macero poiché non se ne ravvisa l’interesse storico.

Le Linee guida sono completate da alcune brevi indicazioni procedurali per l’archiviazione, la selezione e l’avvio al macero dei documenti, contenenti istruzioni pratiche sulle corrette modalità di archiviazione.
Pur essendo state realizzate pensando essenzialmente alla documentazione cartacea, negli anni Duemila preponderante presso i depositi, le Linee guida possono dare indicazioni utili anche per la corretta selezione della documentazione elettronica.

Linee guida per la selezione dei documenti negli archivi delle banche

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